¡Atención, proveedores! El mercado público en Chile representa una oportunidad de negocio masiva, y entender sus mecanismos es crucial para el éxito. Entre las diversas modalidades de contratación, los Convenios Marco (CM) se destacan como una vía eficiente y poderosa para que tu empresa se posicione como un proveedor clave del Estado. En este artículo, desglosaremos qué son, cómo funcionan y por qué son una estrategia indispensable para tu crecimiento.

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¿Qué son los Convenios Marco?

Un Convenio Marco es un procedimiento de licitación que realiza ChileCompra para adquirir bienes o servicios estandarizados, de uso transversal y frecuente para los organismos públicos. A través de este sistema, se establecen precios, plazos de entrega y otras condiciones comerciales por un periodo determinado. Los productos y servicios adjudicados se publican en un catálogo electrónico, similar a una tienda en línea, donde los compradores del Estado pueden seleccionarlos y emitir una orden de compra directamente, sin necesidad de un nuevo proceso de licitación para cada adquisición.

Esto significa que, una vez que te adjudicas un Convenio Marco, accedes a un canal de venta directo y simplificado, lo que reduce la burocracia y los trámites adicionales para cerrar ventas con el Estado. Para postular, debes estar inscrito en el registro de proveedores de Mercado Público y, según lo establezcan las bases, estar acreditado en él. Esto te garantiza cumplir con la normativa para contratar y vender al Estado.

¿Cómo puedes participar en una licitación de Convenio Marco?

Participar en una licitación de Convenio Marco puede ser un paso transformador para tu negocio. A continuación, te guiamos por los pasos clave para que tu postulación sea competitiva y exitosa:

1. Análisis estratégico: Antes de postular

El éxito comienza con una preparación minuciosa. Antes de enviar tu oferta, es fundamental realizar un análisis detallado.

• Lee las bases de licitación: Las bases son el documento rector del proceso. Debes revisarlas a fondo para entender todos los requisitos, tanto para la participación como para la oferta.
• Evalúa los criterios de evaluación: Analiza cómo se ponderará tu oferta. Los criterios pueden incluir precio, experiencia, metodología y calidad técnica. Asegúrate de cumplir con el puntaje mínimo requerido para cada uno.
• Define tu oferta: Identifica las categorías y tipos de productos o servicios que se indican en las bases y asegúrate de que se ajusten a la capacidad de tu empresa. Considera si puedes ofrecer un valor agregado que te distinga de la competencia.

2. Preparación de la oferta: El camino hacia la adjudicación

Una vez que has analizado el panorama, es momento de construir una oferta robusta.

• Reúne la documentación: Las ofertas se componen de tres aspectos clave: administrativos, técnicos y económicos. Reúne todos los documentos solicitados, como patentes, certificaciones y contratos previos. No subestimes la importancia de adjuntar todos los antecedentes de respaldo, ya que una oferta incompleta puede ser rechazada.
• Considera la asociatividad: Si tu empresa es de menor tamaño, puedes aumentar tus posibilidades de éxito asociándote con otros proveedores a través de una Unión Temporal de Proveedores (UTP). Esta es una excelente forma de unir fuerzas para licitaciones de mayor envergadura.
• Mantente al día: Monitorea continuamente las etapas y plazos del proceso. Presta especial atención al foro de consultas en la plataforma de Mercado Público, donde se aclaran dudas que pueden ser cruciales para tu oferta.

3. Proceso de postulación en la plataforma Mercado Público

El proceso de postulación se realiza íntegramente en línea a través del portal www.mercadopublico.cl.

1. Acceso al sistema: Ingresa a tu escritorio de proveedor en el sitio de Mercado Público.
2. Búsqueda de la licitación: Utiliza el buscador para encontrar la licitación de Convenio Marco de tu interés, ya sea por ID o a través de los filtros de búsqueda avanzada.
3. Ingresar la oferta: Dentro de la ficha de la licitación, haz clic en el botón “Ingresar Nueva Oferta”.
4. Completar los pasos: El sistema te guiará a través de una serie de pasos para completar la oferta, incluyendo el nombre y descripción de tu propuesta, la oferta económica y la carga de los documentos anexos.
5. Firmar la declaración jurada: Deberás completar y firmar una declaración jurada electrónica para confirmar el cumplimiento de los requisitos para ofertar, incluyendo la ausencia de conflictos de interés e inhabilidades.
6. Confirmar y enviar: Revisa toda la información y los documentos adjuntos antes de finalizar. Una vez enviada, la oferta queda guardada en el sistema y puede ser modificada hasta la fecha de cierre del proceso.

Recomendación crucial: No postules a último minuto. La plataforma podría cerrar mientras estás preparando la oferta, impidiendo que la ingreses.

¿Cómo gestionar tu adjudicación en un Convenio Marco?

Una vez que eres adjudicatario, tu trabajo no termina. La gestión posterior es vital para maximizar los beneficios.

• Administra tu catálogo de productos: Desde el back office de Convenio Marco, podrás visualizar y administrar tu listado de productos, actualizando precios, controlando el stock y realizando ofertas especiales.
• Cumplimiento de plazos: Es fundamental cumplir con los compromisos de entrega y los plazos estipulados en las bases. Esto no solo evita multas y sanciones, sino que también fomenta una buena evaluación contractual que mejora tu reputación como proveedor.
• Gestión de Órdenes de Compra (OC): Revisa y gestiona las órdenes de compra que se te emitan. En algunos casos, podrás emitir facturas con pago anticipado.

Inhabilidades y el registro de proveedores

Es indispensable que, para participar y ser contratado por el Estado, mantengas un estado hábil en el Registro de Proveedores. Este registro verifica que las empresas cumplan con la normativa para contratar con el Estado, y tu estado se actualiza de forma diaria y automática. Existen diversas causales que pueden llevar a la inhabilitación, como:

• Condenas por delitos de cohecho, lavado de activos o financiamiento del terrorismo.
• Deudas previsionales o tributarias significativas.
• Presentación de documentación falsa.
• Incumplimiento contractual derivado de culpa o negligencia.

Si un proveedor se encuentra en estado “inhábil”, no podrá ofertar en ningún procedimiento de contratación. En caso de detectar una inhabilidad, la plataforma te informará el motivo y los pasos para resolverla, como regularizar una deuda o aclarar la situación con la entidad correspondiente.

Conclusión

Los Convenios Marco de ChileCompra son una herramienta estratégica para que tu empresa acceda a un mercado vasto y estable. Al comprender y dominar este proceso, desde la postulación hasta la gestión post-adjudicación, tu negocio no solo asegura nuevas oportunidades, sino que también fortalece su reputación de confiabilidad y profesionalismo. La clave es una preparación meticulosa, una gestión proactiva y el compromiso con la transparencia, que son los pilares para prosperar como proveedor del Estado.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre licitación pública y Convenio Marco?

La licitación pública es un procedimiento abierto a todos los proveedores para una compra específica, mientras que el Convenio Marco es una licitación realizada por ChileCompra para crear un catálogo de productos y servicios por un periodo determinado. Los organismos públicos compran directamente de este catálogo a los proveedores ya adjudicados, sin necesidad de un nuevo proceso para cada compra.

¿Debo pagar para participar en un Convenio Marco?

La inscripción en Mercado Público para ser proveedor es gratuita. Sin embargo, la acreditación en el Registro de Proveedores tiene tarifas que varían según el tamaño de la empresa (micro, pyme, grande). Estar acreditado es un requisito obligatorio para postular a muchas licitaciones y Convenios Marco.

Podrías ver la información oficial de ChileCompra y los valores en este artículo oficial Registro Proveedores

¿Qué pasa si mi empresa se vuelve inhábil después de haber sido adjudicada en un Convenio Marco?

Si tu empresa se vuelve inhábil durante la ejecución de un contrato, este puede continuar hasta su finalización, siempre y cuando la entidad compradora lo justifique en razones de interés público o continuidad del servicio. En lo específico de convenio marco, el proveedor queda suspendido hasta que vuelva a estar hábil. Sin embargo, la inhabilidad puede ser una causal de término anticipado si así se estipuló en las bases de licitación o en el contrato.

¿Necesitas ayuda para postular u operar tu convenio marco?

Puedes comunicarte con nosotros, contamos con asesores que trabajaron en la Dirección ChileCompra y que actualmente trabajan asesorando a proveedores.