Para tener un 80% de probabilidad de ganar una licitación pública es necesario haber participado en 5 licitaciones anteriormente. Esto nos muestra que existe una curva de aprendizaje, por esto, les entregamos esta columna para que puedas acortar esta curva.
Estos tips los han recopilado con los socios de 3DK consultoría estratégica en compras públicas, desde la época en que trabajamos en la Dirección ChileCompra con los principales problemas que enfrentan los proveedores.
1.- Establezca claramente qué solicita la institución y si usted puede cumplirlo
- ¿Qué bien o servicio se solicita?
- ¿En qué plazo?
- ¿En qué cantidad?
- ¿Tiene alguna circunstancia especial que tomar en consideración?
¿Qué pasa si no se puede determinar esto en las bases?
Es probable que no sea conveniente postular si no están claras algunas de estas preguntas.
2.- Evalúe el prestigio de la Institución
Si establecemos un ranking general:
- Gobierno Central
- FFAA
- Universidades
- Municipalidades
- Sector Salud
Gobiernos Central presenta el menor número de reclamos y su promedio de días de pago es menor a 30 días, incluso para las MYPES el promedio de días de pago es de 24 días. Las Municipalidades presentan reclamos tanto de probidad como no pago oportuno, sin embargo, quien tiene los mayores problemas de pago es el sector Salud con un promedio de 150 días.
3.- Evalúe la calidad de la licitación
- ¿Se explica claramente lo solicitado?
- ¿La forma de evaluación es clara y objetiva?
- ¿Es posible simular el puntaje que obtendremos?
- ¿Existen multas asociadas?
- ¿Qué plazos de implementación o de entrega exigen? ¿Son adecuados?
Si muchas de estas preguntas son NO probablemente no se tan buena idea postular.
4.- Prepare una postulación Estratégica
- ¿En licitaciones anteriores quiénes se han presentado y quienes han ganado?
- Con qué periodicidad realiza la compra
- ¿Se presenta sólo un proveedor o más de uno?
- ¿Los proveedores adjudicados son de la misma región del comprador?
- ¿Tu competencia directa se presentó en alguna licitación anterior?
- ¿Cuáles han sido los precios y condiciones de las empresas adjudicadas?
- Tiene algún tipo de sesgo o preferencia en al adquisición, por ejemplo: empresas grandes o pymes, empresas de la misma región.
Si queremos postular como profesionales debemos contar con esta información, de lo contrario dejamos demasiados elementos al azar.
5.- Identifique y simule los criterios de evaluación
- La hora de la verdad se juega en el puntaje
- Muchas licitaciones son débiles en la asignación de puntaje.
- Busque los criterios que más apalanquen el puntaje final… $1.000 puede ser la diferencia entre 80 o 100 puntos.
6.- Haga una lista de documentos requeridos
Muchas licitaciones se han perdido por tecnicismos…
Haga una lista de chequeo y verifique con tiempo que cuenta con todos los documentos al día
Ponga mucha atención al momento de subir los documentos para dejarlos en las secciones correctas, es decir, la propuesta económica, administrativa y técnica en las secciones respectivas en el formulario de postulación.
Si participará recurrentemente en ChileCompra es preferible tomar la opción de pago del registro de proveedores (ChileProveedores)
7.- Incorpore sólo lo solicitado y como lo solicitaron
No utilice su propuesta o cotización tipo, ponga atención a la información que le solicitan. •Incorpore la información que le solicitan en el orden que la piden, utilice el mismo nombre, título de la sección o nombre de producto que aparece en la licitación y destáquelo.
Recuerde que hay una persona que tendrá que leer y buscar la información que se pidió para evaluar su oferta. Hágale la vida fácil para que encuentre todo y no pierda puntaje.
Siempre hay excepciones, por ejemplo: copia de las garantías con timbre de recepcionado por oficina de partes.
8.- No postule a último minuto
En la puerta del horno se quema el pan.
Si sube al último minuto su oferta y esta incluye adjuntar varios archivos esto toma tiempo y esto sumado a algún problema de lentitud en la red puede jugarle en contra y quedar fuera.
Finalmente unas recomendaciones
Si tiene dudas pregunte en el foro que se abre en la licitación.
Después del acto de apertura revise como ofertó su competencia y verifique que no existan errores.
Gane o pierda, analice el proceso y aprenda de sus errores y aciertos.
Si existen errores o irregularidades reclame en la licitación o en el Observatorio ChileCompra
También tiene la posibilidad de recurrir a Contraloría General de la República y/o al Tribunal de Compra, ojo este último tiene plazos ineludibles.
